Dynamisch plannen: een efficiëntere manier van transport

juni 5, 2023

Bij Koninklijke Oosterberg gaan we uit van de kernwaarde: ‘Omdat we voor iedereen het beste willen’. Dit geldt niet alleen voor onze klanten en medewerkers, maar ook voor het milieu. Doordat we de afgelopen jaren hard zijn gegroeid, is het aantal (logistieke) klanten fors toegenomen, net als het aantal te vervoeren pakketten. En die groei zal waarschijnlijk nog wel even doorzetten. Willen we aan onze kernwaarde blijven vasthouden, dan moeten we op een andere manier omgaan met planning en bezorging. We leggen graag uit hoe we dit doen.

Laten we eerst even teruggaan naar de manier waarop we onze bezorgritten voorheen planden. We hadden Nederland opgedeeld in postcodezones en deze gekoppeld aan onze vestigingen. Vanaf deze vestigingen reden onze vrachtwagens elke werkdag dezelfde route, ongeacht het aantal bestellingen. Hierdoor was de inzet van de trucks niet optimaal. Sommige chauffeurs waren laat in de middag klaar, andere chauffeurs juist vroeg. Bovendien hadden we te maken met een afnemend aantal chauffeurs. Om de groei van het aantal bestellingen te kunnen opvangen, waren we genoodzaakt om anders met onze mensen en middelen om te gaan. Daarom hebben we onderzocht hoe we de routes dynamischer kunnen plannen, te beginnen met de zendingen vanuit ons distributiecentrum (DC) in Apeldoorn. De nieuwe opzet blijkt qua efficiëntie en groeimogelijkheden zeer goed te werken.

Wat is er veranderd?

Voorheen waren de postcodes leidend voor de te rijden routes. Omdat we werkten met vaste gebieden was het lastig om routes efficiënter te plannen. In het geselecteerde gebied worden de postcodes nu allemaal gekoppeld aan een clusterroute. Nadat alle orders in deze route zijn verwerkt in het DC, worden de afleveradressen in ons planningssysteem berekend en maken we efficiëntere dagroutes voor onze chauffeurs. Hierbij kijken we naar beschikbare auto’s en te leveren zendingen, dit kan dus per dag verschillen. Op basis van alle informatie uit deze routes en de terugkoppeling van onze medewerkers, chauffeurs en klanten, hebben we de systemen nog beter op elkaar laten aansluiten – inclusief de communicatie over de te rijden routes. Belangrijk, want doordat we afstappen van de vaste routes, moet het voor klanten en klantgerichte afdelingen uiteraard duidelijk zijn wanneer een zending geleverd wordt.

Wat levert het op?

• Gemiddeld rijden we vanuit het DC – afgezien van de vakantieperiodes – nu met 11 routes in plaats van de 14 routes in de oude situatie.
• In de bouwvakantie reden we zelfs dagen met 7 routes in plaats van 14.
• Het aantal stops op afleveradressen per route is gestegen van gemiddeld 25,7 naar 37.
• We hebben in het eerste halfjaar – bij 10 routes – 7% brandstof bespaard.

Verbeterpunten
Het aanpassen van deze werkwijze is niet eenvoudig. Het heeft een grote impact op onze klanten, die soms zelfs hun processen hadden aangepast op de levertijden van Oosterberg. Ze wisten namelijk dat we altijd rond een bepaald tijdstip bestellingen kwamen afleveren. Ook heeft de nieuwe manier van bezorgen gevolgen voor de juiste aflevering. Elke route had een vaste chauffeur, die exact per adres wist hoe een klant een bestelling geleverd wilde krijgen. Dit is helaas niet meer haalbaar met de groei in volumes en de inzet van nieuwe chauffeurs. We proberen nog steeds onze chauffeurs in hetzelfde gebied te laten rijden, maar het is niet zeker dat een klant ook elke dag dezelfde chauffeur ziet. Een nieuwe manier van werken dus, voor alle betrokkenen. Hier speelt goede communicatie een belangrijke rol: met goede informatie voor collega’s en klanten over waarom we dingen veranderen en wat zij ervan gaan merken. Door hierbij te focussen op de verbeterpunten en de resultaten, maken we langzaam maar zeker mooie stappen:

• We realiseren efficiëntie als het gaat om de routes en zijn klaar voor verdere groei.
• Klanten krijgen op de afleverdag ’s ochtends een mail met de geplande aflevertijd. In 96% van de gevallen wordt de bestelling in het afgesproken tijdsventer afgeleverd.
• Routes worden volgens planning gereden, zodat je kunt volgen waar de chauffeur zich bevindt.
• We hebben het aantal klachten t.o.v. de omzet teruggebracht van ruim 0,60% naar 0,40%.
• We halen retourzendingen alleen op na afspraak.
• Dankzij adrescontrole via geocoderen hebben we altijd het juiste adres in het rijschema staan.

Een uitdagende transitie, maar een mooie basis voor een nieuwe standaard werkwijze binnen Oosterberg!

Bij Koninklijke Oosterberg kijken we altijd hoe het duurzaam kan, zo werken we ook mee aan duurzame projecten zoals het pilotproject kartonnen pallets van Etherma  en Greenworks.

Ook ons assortiment draagt bij aan een duurzame wereld, log in en bekijk het in onze webshop!

Bekijk ons duurzaam assortiment